Практические руководства
Отмена и перенос тренировки: понятный процесс для обеих сторон
«Завтра не получится» — начало изменения расписания, а не готовый статус занятия. Хорошая запись об отмене показывает, что клиент попросил, какое решение принято и какая встреча теперь находится в календаре.
Запрос и решение — разные этапы
Зафиксируйте, о каком занятии идёт речь, когда пришёл запрос и предложено ли новое время. До подтверждения оставьте статус запроса. Так тренер и клиент не будут по-разному понимать судьбу одного и того же окна.
- Запрос: клиент попросил изменить запись.
- Подтверждённая отмена: исходное занятие не состоится.
- Перенос: у замены есть собственные подтверждённые дата и время.
Посещение и оплата учитываются отдельно
Отменённое занятие не равно проведённому. Изменение остатка фиксируйте отдельно и по ранее согласованным с клиентом условиям. Причина должна быть понятна тем, кому нужен доступ к расчётам. Это руководство не задаёт размер удержания или универсальный срок отмены.
Подтвердите обе части переноса
В сообщении укажите исходное и новое занятие, место и при необходимости часовой пояс. Когда отменяет тренер, используйте такой же явный процесс подтверждения. В группе изменяйте запись конкретного участника, а не событие всей группы.
Обсуждайте повторения без обвинений
Считайте запросы, подтверждённые отмены и неявки отдельно. Частые изменения могут означать, что постоянное время человеку не подходит. Полезнее обсудить другой слот или формат, чем делать выводы по одному счётчику без обстоятельств.
Вопросы и ответы
Нужно удалять исходное занятие?
Статус и история изменений помогают позже сверить календарь и остаток. Не стоит удалять запись и объяснение только ради визуально пустого окна.
Как подтверждаются отмены и переносы?
Клиент отправляет запрос на отмену или перенос, тренер подтверждает решение, а история и счётчики сохраняются в календаре. Настраивайте правила отмен и уведомления о тренировках, оплатах и изменениях для обеих сторон через Telegram, WhatsApp и Viber.