Praktische Leitfäden
Training absagen oder verschieben: ein klarer Ablauf
„Morgen schaffe ich es nicht“ beginnt eine Terminänderung, legt aber noch keinen endgültigen Status fest. Eine klare Aufzeichnung zeigt Anfrage, Entscheidung und den aktuell gültigen Termin.
Anfrage und Entscheidung auseinanderhalten
Notiere den betroffenen Termin, den Eingang der Anfrage und einen vorgeschlagenen Ersatz. Bis zur Bestätigung bleibt es eine Anfrage. So gehen beide Personen von derselben Situation aus.
- Angefragt: der Kunde möchte eine Änderung.
- Abgesagt: der ursprüngliche Termin findet nicht statt.
- Verschoben: ein neuer Termin ist bestätigt.
Teilnahme und Abrechnung getrennt führen
Eine Absage ist keine Teilnahme. Dokumentiere Änderungen am Einheitenguthaben separat nach den bereits vereinbarten Bedingungen und mit verständlicher Begründung. Dieser Leitfaden legt weder Gebühren noch eine allgemeine Absagefrist fest.
Alten und neuen Termin bestätigen
Nenne beide Termine, den Ort und bei Bedarf die Zeitzone. Wenn der Trainer absagt, ist dieselbe Klarheit nötig. Bei einer Gruppe wird die Buchung der betroffenen Person geändert, nicht die gesamte Veranstaltung.
Muster besprechen, nicht vorschnell bewerten
Zähle Anfragen, bestätigte Absagen und versäumte Termine getrennt. Häufige Änderungen können auf eine unpassende Uhrzeit hinweisen. Besprecht eine andere Zeit oder ein anderes Format; eine Zahl erklärt die Umstände nicht.
Fragen und Antworten
Soll ich den alten Termin löschen?
Status und Verlauf erleichtern spätere Kalender- und Guthabenprüfungen. Lösche die Erklärung nicht nur für eine aufgeräumte Ansicht.
Wie werden Absagen und Verschiebungen bestätigt?
Kunden beantragen Absagen oder Verschiebungen, Trainer bestätigen die Entscheidung, und der Kalender bewahrt Historie und Zähler. Konfiguriere Absageregeln und Telegram-, WhatsApp- sowie Viber-Mitteilungen für beide Seiten zu Training, Zahlungen und Änderungen.